Ogarnij się! – Jak nie zapominać i lepiej zarządzać sobą w czasie?

,,Zapomniałem wysłać raport. Wyleciało mi z głowy, żeby oddać książkę do biblioteki na czas. Nie odpisałem na maila. Zapomniałem, że miałem dziś zadzwonić. Itp., itd. A wszystko dlatego, że mam za dużo na głowie”.

Jeśli wiesz, o czym mowa, rozważ dokładne przeczytanie tego artykułu. Możesz znaleźć w nim rozwiązanie, które ci się spodoba.

Znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak:

  1. Co odróżnia ludzi zorganizowanych od niezorganizowanych?
  2. Jaka jest jedna konkretna umiejętność, która uratuje cię od tragicznych skutków zapominania?
  3. Jaki jest drugi sposób, żeby nie psuć sobie relacji przez zapominalstwo?
  4. Co najczęściej stoi za niezorganizowaniem?

Ludzie mają ograniczenia

 

– Prześlesz mi te pliki do środy?
– Tak, nie ma problemu.
– To ważne, będziesz pamiętać?
– Tak, spoko.

I zapomniała! :)

Znasz takie sytuacje? Pewnie, że tak. Możliwe, że sam zapominasz. Masz wtedy do siebie żal i się nie przyznajesz – może ta druga osoba zapomni się upomnieć? Albo jesteś wkurzony, bo przecież jest tyle ważnych spraw na głowie? Może to jakaś nagła sytuacja sprawiła, że zapomniałeś?

Bez względu na emocje i wymówki, jakie temu towarzyszą, powodem jest najprawdopodobniej naturalne ograniczenie ludzkiego mózgu do zapamiętywania. Jeśli nie włożymy odpowiedniego wysiłku w zakodowanie czegoś w głowie, istnieje duża szansa, że mimo dobrych chęci nie wywiążemy się z obietnicy.

Łatwiej coś zapamiętać, gdy informacji towarzyszą emocje. Trudniej, kiedy z naszej perspektywy jest to mało ważne. Jeśli informacji i zadań jest bardzo dużo, zapominamy nawet te ważne bezpośrednio dla nas.

Wyobraź to sobie tak, że masz ograniczoną pamięć. (Bo tak jest) Pomimo chęci i pewności siebie i tak możesz zapomnieć. W jednej chwili wiesz, że masz coś zrobić, a w drugiej… PUFF! – informacja znika! Przypominasz sobie dopiero, kiedy jest za późno.

Takie ograniczenie jest normalne. Bez pewnej konkretnej umiejętności będziesz skazany na regularne zapominanie o drobnych sprawach, które dla innych są ważne.

Skutki zapominania o drobnostkach bywają tragiczne

 

No i co takiego się stało, że zapomniałeś o czymś drobnym? Przecież świat się nie zawalił.

A jednak. Niestety skutki mogą być nieproporcjonalnie większe od tego, jak mało ważna wydaje ci się sprawa. Przyjrzyj się proszę tej sytuacji:

Helena poprosiła swojego brata Alana o sprawdzenie cen mieszkań w okolicy. Alan sam pracuje, jako sprzedawca samochodów, ale ma wielu znajomych w branży nieruchomości. Zgodził się i sam zaproponował, że zadzwoni do kumpla i za dwa dni da siostrze odpowiedź.

Alan ciągle odkładał wykonanie telefonu, ponieważ zajmował się sprawami związanymi z motoryzacją. Po pracy wciąż pamiętał o przysłudze dla Heleny, ale postanowił najpierw się wyluzować grając na konsoli. Potem zapomniał.

Minęły dwa dni i nie miał odpowiedzi dla siostry. Jej narzekania zbył tym, że przecież nic się nie stało.

Co myśli Alan: ,,Zapomniałem wykonać tylko jeden głupi telefon. Co za różnica, kiedy to zrobię. Równie dobrze mogła się dowiedzieć sama, też ma numer do mojego kumpla. Zresztą to moja kochana siostrzyczka, pogniewa się i jej przejdzie. Zawsze tak jest. I tak mnie lubi”.

Co myśli Helena: ,,Kolejny raz coś obiecał i nie dotrzymał słowa. W ogóle mnie nie szanuje. Po kilku takich akcjach zaczynam podejrzewać, że w ogóle mu nie zależy na rodzinie. Zwyczajnie ma mnie gdzieś. Kiedyś przymykałam na to oko, teraz przestaję czuć, że jest moim bratem”.

To, co tobie wydaje się drobnostką dla kogoś innego może być bardzo ważne. Ty masz na głowie tysiąc spraw, a ta osoby myśli tylko o tej jednej. Czeka.

Nie muszę chyba mówić, że w sytuacjach służbowych skutki zapominania mogą być jeszcze gorsze!

Kalendarz odróżnia ludzi zorganizowanych od niezorganizowanych

Już wiesz, że nie da się wszystkiego zapamiętać.

Rozumiesz już, jak ważne są dla ludzi niektóre sprawy, które tobie wydają się mało istotne?

Mam nadzieję, że dzięki temu masz świadomość, że trzeba coś z tym zrobić.

Rozwiązaniem jest kalendarz. Oraz umiejętność używania kalendarza. Bo samo narzędzie to nie wszystko. Oto powszechne błędy w użytkowaniu kalendarza:

– Zbytnia wiara w nowoczesną technologię – na zebraniu notujesz terminy w telefonie, a inni myślą że ich nie słuchasz!

– Brak konsekwencji – masz kalendarz, ale nie wszystko w nim zapisujesz.

– Robienie z siebie robota – dla każdej czynności ustalasz godzinę i stajesz się niewolnikiem własnego kalendarza.

Od zadań, którym z góry przydzielasz godzinę, oddzielaj drobnostki możliwe do wykonania o każdej porze dnia. Wybieraj priorytety. Zakreślaj najważniejsze rzeczy. Ucz się korzystać z kalendarza. Pamiętaj, żeby w tym całym ,,ogarnianiu” zawsze zostawić sobie trochę miejsca na zwykłą spontaniczność.

Fobia kalendarzowa

 

Kiedy osoba nie potrafiąca zarządzać sobą w czasie prosi mnie o radę i słyszy o kalendarzu i robieniu checklist, czasem rodzi się w niej opór.

Bo przecież to zamach na wolność osobistą! Nie chcemy być jak te ubrane w krawaty szczury, który wszystko robią na rozkaz, jak w zegarku. Prawda?

Taka obawa może wynikać z mylnych przekonań o ludziach, którzy są dobrze zorganizowani. A przecież umiejętność zarządzania sobą w czasie wcale nie oznacza zamiany w robota.

Często na przeszkodzie przed pozytywną zmianą stoi zwykłe lenistwo. Bo przecież kalendarz trzeba kupić i ze sobą nosić. A przynajmniej w miejsca służbowe.

Bardziej logiczna jest obawa, o konieczność noszenia go ze sobą na imprezy itp. Bo co się stanie, jeśli będziesz musiał zapisać coś w sytuacji, w której nie masz kalendarza? Moje rozwiązanie jest proste: proszę osobę, która czegoś ode mnie chce, żeby wysłała mi maila z przypomnieniem. Czasem robię też notatki na osobnej kartce, która mieści się do kieszeni. Kiedy wracam do domu, mogę nanieść info na kalendarz.

Na co dzień nie korzystam z maleńkich notatników, ani robienia wpisów w telefonie. Jeśli chcesz się zorganizować, kup sobie porządny kalendarz. Taki, który samym swoim wyglądem i ciężarem będzie ci mówił – koleś! Z takim porządnym kalendarzem po prostu nie wypada być zapominalską ciamajdą!

Korzystaj z checkilsty

 

Możesz także zapisywać na kartce zadania do wykonania i kiedy jakieś ukończysz, wykreślać je z listy.

To pomoże ci się zorganizować.

Nie zdziw się, jeśli pozytywnym efektem ubocznym będzie wzrost motywacji. Wykreślania zadań z listy potrafi wywołać uczucie dumy z tego, że skutecznie realizujesz to, co sobie zaplanowałeś.

Doradzam łączenie checkisty z kalendarzem. Noś swoją listę przypiętą spinaczem biurowym do aktualnej strony w kalendarzu. Będziesz miał równoczesny wgląd na wydarzenia o konkretnych godzinach i działania, które możesz wykonać o dowolnej porze.

5 rad na skuteczne ogarnięcie się

 

  1. kup prawdziwy kalendarz
  2. stosuj połączenie kalendarza z checklistą (noś checklistę w kalendarzu!)
  3. żeby nie zapominać o drobnostkach, które są ważne dla innych, zapisuj je, albo nie przyjmuj na siebie tego zadania!
  4. wypracuj sobie własną poranną rutynę. Nie zawsze musi być poranna, chodzi po prostu o pewne sprzyjające nawyki.
  5. walcz! Bo jeśli wcześniej byłeś bardzo niezorganizowany, to minie trochę czasu, wysiłku i porażek, zanim nauczysz się korzystać z wyżej wymienionych rad i narzędzi.

Nie twierdzę, że te pomysły są najlepsze na świecie, ale mi (i innym!) pomagają. Wypróbuj i się ogarnij :)

Miej świadomość, że za niezorganizowaniem najczęściej stoi zwykłe lenistwo i wymówki.

——————————

Źródło ikony wpisu: Photo credit: Symo0 / Foter / CC BY-ND

Komentarzy (3)

  1. Andżelika

    Bardzo słuszne uwagi! Moja osobista porada jest również taka, żeby kalendarz był przedmiotem estetycznym. Takim, który polubimy, a patrzenie na niego i zapisywanie kolejnych stron będzie dla nas przyjemne. Mi to pomaga. :)

    Reply
  2. robertDaniluk

    To fakt, że najczęściej czegoś nie robimy po prostu z lenistwa. Wymyślamy powody naszych niepowodzeń, zamiast szukać winy w tym, że nic nie zrobiliśmy aby się udało.

    Reply
    1. Rafał Sawicki (Post author)

      My ludzie, czasem używamy kreatywności żeby wymyślać racjonalizacje i wymówki, a nie sposoby jak coś robić skuteczniej. Ale uświadomienie sobie tego to już krok naprzód.

      Reply

Dołącz do dyskusji

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *