Nigdy więcej pracy kosztem czasu wolnego – czy to możliwe?

W tym artykule opiszę problem, kiedy przez złą organizację własnej pracy (bądź nauki) jesteś zmuszony zostawać przy biurku (nad książkami, przed komputerem itp.) do późnych godzin nocnych.

Z tego wpisu dowiesz się:

  • co zrobić, kiedy masz do wykonania dużo różnych zadań
  • kiedy opłaca się odłożyć zadanie na jutro
  • jak oddzielić czas wolny od pracy

Rozpraszacze uwagi to powszechny problem

 

Całkiem niedawno miałem sytuację, która stała się dla mnie inspiracją dla tego wpisu.

Czekała mnie masa drobnych spraw ,,papierkowych”, odpisywanie na maile, redakcja tekstów, przerobienie własnego CV itp. Nie mogłem tego zrobić rano, jak mam w zwyczaju, ponieważ tego dnia miałem jeszcze przemówienie i chciałem się dobrze przygotować. Cały dzień był aktywny i wymienionymi sprawami mogłem się zająć dopiero wieczorem. A byłem już zmęczony i Internet oferował ciekawsze możliwości, niż odpisywanie na maile…

Wielu ludzi ma często ten sam problem. Być może sam doświadczasz spadku motywacji, a ciągle jest coś do zrobienia. Niby pracujesz, z drugiej strony co chwila zaglądasz na zakładki w przeglądarce. Po takiej krótkiej przerwie wracasz do roboty. I tak na zmianę. Dużo rzeczy cię rozprasza, prawda? To efekt zmęczenia. Co robić?

Najgorsze, co możesz zrobić, to dać się rozproszyć

 

Załóżmy, że potrzebujesz do pracy Internetu. Działasz na dysku Google, szykujesz marketing do mediów społecznościowych, a może dodajesz treści na stronę. Często otwierasz nowe okna w przeglądarce, żeby wziąć coś, co przyda ci się do zadania. I trudno ci się skupić, bo przecież tak łatwo otworzyć nową kartę i znaleźć sobie piosenkę, która rzekomo pomoże w pracy. Jak przestanie grać, wybierzesz kolejną. A może jeszcze ten artykuł na Onecie? O, dodali nowe kawały na Joemonster. A co to za ciekawą treść udostępniła moja znajoma na fb?

I w ten sposób robisz sto rzeczy na raz. Cierpi na tym efektywność twojej pracy. Ty sam kończysz wszystko późno w nocy i nie możesz zasnąć, bo zabrakło ,,strefy buforowej” w postaci niczym nie zakłóconego lenistwa przed położeniem się spać.

A pewnie i tak nie dałeś rady wszystkiego zrobić poprawnie.

Pamiętaj – oddzielaj pracę od odpoczynku.

Najpierw w 100% skup się na zadaniach, a potem w 100% skup się na relaksie. Kiedy mieszasz te sprawy, często kończy się niską skutecznością zarówno w pracy… jak w odpoczynku.

Teraz dwa sposoby, jak sobie z tym radzić.

Porządek musi być! – zrób listę zadań

(pierwszy sposób)

 

Wyobraź sobie, że idziesz na przystanek autobusowy i chcesz sprawdzić godzinę odjazdu… a na rozkładzie widzisz taki bałagan:

  • są podane linie autobusowe z innych części miasta
  • godziny odjazdów nie są umieszczone po kolei, ale losowo
  • między informacjami przewijają się też wstawki o pociągach i samolotach (!) mimo, że nigdzie w pobliżu nie ma dworca ani lotniska

Jeśli dłużej popatrzysz, w końcu znajdziesz informację, której szukasz. Ale ile czasu byś zaoszczędził, gdyby rozkład zawierał tylko potrzebne dane? I gdyby były ułożone w porządku logicznym i chronologicznym?

Podobnie może być z twoją listą zadań. Jeśli masz problem, za co się zabrać, być może na twojej liście jest bałagan.

Prawdopodobnie w ogóle nie robisz takiej listy!

Teraz wróćmy do mojej historii:

Byłem zmęczony i czekało na mnie wiele drobnych zadań. Wyjąłem uporządkowaną listę i bez zastanawiania się, jakie czynności czekają na mnie potem, zająłem się pierwszą. Od początku do końca. Potem drugą. Od początku do końca. I tak po kolei. Za każdym razem, kiedy kusiło mnie żeby sprawdzić coś na fb, albo cholera wie po co znów zalogować się na pocztę, patrzyłem na listę i wiedziałem już co jest najważniejsze.

Tak naprawdę każdą z tych czynności mogłem zignorować i zostawić na jutro. Jednak wiedziałem, że jeśli się zmobilizuję, to załatwię całość w miarę szybko. Po prostu patrzyłem na listę i leciałem po kolei. Poszło sprawnie!

Gdy masz dużo rzeczy na głowie, zrób spis zadań i wykonuj je po kolei. Kiedy niektóre rzeczy są ważniejsze, układaj listę według priorytetów. Najpierw zrób to, co najważniejsze.

 

Gdy naprawdę nie ma czasu, mądrze wybieraj czego nie robić

(drugi sposób)

 

Niekiedy nie da się wykonać całej listy. Wtedy stoisz przed wyborem. Albo zmuszać się i kosztem energii (a może nawet zdrowia psychicznego) zrobić wszystko do samego końca, albo zignorować swoją listę zadań i iść spać z poczuciem, że jesteś do niczego.

Obie opcje są słabe. Niestety dużo ludzi stoi przed takim dylematem. Ja polecam ci inne rozwiązanie:

Kiedy nie zdążysz czegoś zrobić, zastanów się jak bardzo to ważne. Jeśli zadanie jest kluczowe, może warto zarwać nockę? (W tym wypadku przeanalizuj konsekwencje wyczerpania i niewykonania zadania. Świadomie wybierz mniejsze zło). Jeżeli zadanie można odłożyć, nie przejmuj się i przepisz je na kolejny dzień. Pamiętaj, że lista służy tobie, a nie odwrotnie.

Pozbądź się poczucia, że jesteś nieefektywny i do niczego. Zamiast tego przemyśl, jak zaplanować kolejny dzień, żeby tym razem się wyrobić. Wyciągnij pozytywną lekcję. Np. taką, że jakbyś zaczynał wykonywanie zadań od tych najważniejszych i najtrudniejszych, w ogóle nie doszłoby do sytuacji, że coś zostaje na jutro :)

Doceniaj czas wolny

 

Zwykle chcę mieć wszystko skończone jeszcze przed 19:00. Kiedy spotkania albo zebrania wypadają wieczorem, taką granicą jest 21:00.

Czy to znaczy, że kiedy dochodzi wyznaczona godzina odpoczynku, olewam wszystkie zadania, których nie zdążyłem zrobić?

Zamiast stawiać się przed dylematem – wykonanie listy zadań czy zdrowy odpoczynek – po prostu staram się wyrobić ze wszystkim przed godziną, którą wyznaczyłem sobie na koniec pracy. I zwykle mi to wychodzi. A jeśli nie wychodzi, mogę spokojnie przepisać niektóre zadania na jutro, bo przecież te najważniejsze zrobiłem jako pierwsze.

Tobie też radzę wyznaczać sobie ramy czasowe na wykonanie wszelkich czynności związanych z pracą, nauką czy rozwojem osobistym. Resztę przeznacz na totalny relaks.

 

W pigułce:

 

  • co zrobić, kiedy masz do wykonania dużo różnych zadań?

– LISTĘ ZADAŃ

  • kiedy opłaca się odłożyć zadanie na jutro?

– GDY UZNASZ, ŻE KOSZT NIEPRZESPANEJ NOCY JEST ZA DUŻY, LUB KIEDY JESTEŚ TAK ZMĘCZONY, ŻE I TAK ZROBIŁBYŚ TO ŹLE

  • jak oddzielić czas wolny od pracy?

– WYZNACZAJ SOBIE GODZINĘ, PO KTÓREJ ODCINASZ SIĘ OD PRACY (MOŻESZ CODZIENNIE WYBIERAĆ INNĄ, ZALEŻNIE OD NATĘŻENIA ZADAŃ)

W każdym wypadku, proszę cię, zachowaj umiar. Jeśli np. jesteś szefem firmy, a pracownik zadzwoni do ciebie o złej porze, zamiast odbierać i wrzeszczeć, możesz mu spokojnie wytłumaczyć. Albo wyciszać telefon. (Tak jest, o wiele lepiej zapobiegać niż leczyć!)

——————————

Źródło ikony wpisu: pat00139 / Foter / CC BY

Komentarzy (3)

  1. Marta

    Konieczność zarządzania szeregiem mniej i bardziej istotnych zadań, wielozadaniowość i zakłócenia to codzienność niemal każdego pracownika. Temat jest ważny i warty poruszenia, w ostatnim czasie. W mojej pracy bardzo często korzystam z matrycy Eisenhowera – stosuję ją w outlooku – oraz metody grupowania. Jak dowodzą badani mienal 30% czasu tracimy odrywając się ponownie wracająć do raz rozpoczętych zadań.

    Reply
    1. Rafał Sawicki (Post author)

      Zgadzam się, że matryca Eisenhowera to świetne narzędzie. Zwłaszcza, że często pokazuje jak zaniedbujemy rzeczy, które nie są pilne, ale są bardzo ważne.

      Reply
  2. Łukasz

    Słowa mądrości. Szczególnie o wyznaczeniu sobie granic i koncentracji tylko na jednym zadaniu na raz. Niełatwo narzucić sobie taki rytm, ale jak się go osiągnie pojawia się nielicha satysfakcja.

    Reply

Dołącz do dyskusji

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *