21 trików do skutecznego zarządzania sobą w czasie

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to jest, że jedni potrafią ukończyć zadanie szybko i dobrze i jeszcze mieć czas na życie prywatne, podczas gdy inni są ciągle zawaleni pracą, nie wyrabiają się ze zleceniami i regularnie nadużywają kwadrans akademicki?

Tu nie ma żadnych wymówek. Po prostu jedni są ogarnięci, a inni nie.

Czytaj dalej, żeby:

  • poznać sposoby na ,,wydłużenie własnej doby”
  • dowiedzieć się, co konkretnie odróżnia ludzi zorganizowanych od spóźnialskich
  • znaleźć metodę pasującą właśnie dla ciebie

Ogólna zasada – rób więcej, żeby robić mniej

 

Triki, które za chwilę poznasz, to po prostu metody i porady zebrane z różnych miejsc (patrz źródła), ale także mojego doświadczenia. Nie chodzi o to, żebyś wszystkie stosował, tylko wybrał te, które Ci się spodobają. Jednak zanim przejdziesz do konkretnych porad, poznaj ogólną zasadę. Odnosi się ona do wszystkich metod.

Najpierw rób więcej, żeby w efekcie robić mniej.

Chodzi o to, że triki, które zaraz poznasz wymagają odrobiny wysiłku. Np. zanim otrzymasz korzyść w postaci dodatkowych dwóch godzin dziennie, będziesz musiał wcześniej przeznaczyć parę minut na zaplanowanie tego dnia. Najpierw zrobisz trochę więcej niż musisz, żeby w efekcie musieć zrobić mniej i zaoszczędzić czas.

I od razu odpowiem na twoje wątpliwości – NIE, planowanie nie zabija spontaniczności. Po prostu trzeba to zrobić dobrze ;)

 

1 – checklista ,,wzmacnia pamięć”

 

Niekiedy wydaje się nam, że będziemy pamiętać. I często mamy rację – bo tylko nam się wydaje. Jeżeli kojarzysz sytuacje, kiedy ktoś prosił cię o drobna przysługę, a ty mimo najszczerszych chęci po prostu zapomniałeś, uratuje cię robienie checklisty. Czyli listy zadań do zrobienia danego dnia. To dokładnie to samo, co kartka z zakupami.

 

2 – deadline mobilizuje

 

Męczysz się z jakimś złożonym zadaniem cały dzień i mimo włożonej pracy kończysz dopiero późnym wieczorem? Wyznacz sobie z góry godzinę zakończenia pracy. Zauważysz, że dzięki temu naturalnie ograniczasz zajmowanie się bzdurami w trakcie pracy, a także będziesz bardziej skupiony na jednym zadaniu. Kolejna korzyść; będziesz częściej kończył zadania szybciej, a to wpłynie pozytywnie na jakość. (Zarówno pracy, bo zrobisz zadanie zanim zmęczenie zacznie na ciebie wpływać, jak i życia prywatnego, bo zyskasz więcej czasu dla siebie).

 

3 – po prostu rób z góry na dół!

 

Ale co, jeśli masz taką długą listę zadań, że nie wiesz za co się zabrać? Myślenie i martwienie się nad tym, ile czeka cię pracy to najgorsze, co możesz zrobić. Weź pierwszą rzecz i staraj się ją zakończyć jak najszybciej. To lepsze niż tracenie czasu na użalanie się. Kiedy szybko załatwisz pierwszy punkt listy, poczujesz przypływ motywacji. Reszta już jakoś pójdzie.

4 – ustal priorytety

 

Niby takie oczywiste, a jednak…

Kiedy przyjrzysz się swojej liście zadań zauważysz, że niektóre rzeczy są bardziej istotne od innych. Podziel je wedle ważności. Możesz przepisać listę jeszcze raz, tym razem na górze umieszczając sprawy priorytetowe. Możesz także, jak radzi Brian Tracy, stawiać obok literki A, B, C, D, E. Jeśli nie zrobisz wszystkiego, co chciałeś, przynajmniej zamkniesz te najważniejsze i najpilniejsze rzeczy.

5 – wiedz, co jest naprawdę ważne

 

Ok, ale priorytety też trzeba umieć określać. Popatrz na listę i uszereguj zadania wedle ważności:

  • przeczytać aktualny cennik telefonów
  • zadzwonić do mamy z życzeniami
  • pójść pobiegać 15 minut
  • zrobić zakupy
  • oddać książkę do biblioteki
  • sprawdzić pocztę
  • wyszykować się na randkę

Jak byś uszeregował te zadania wedle ważności?

To zależy od ciebie i sytuacji. Od twoich celów życiowych. Dla jednej osoby najważniejsze będzie przeczytać nowy cennik (może ta osoba jest sprzedawcą telefonów) dla kogo innego 15 minut biegania (ktoś, kto właśnie zaczął prowadzić zdrowy tryb życia).

Ważność ustal wedle własnych celów.

 

6 – odróżniaj rzeczy ważne od pilnych

 

Pilne to coś, co musimy załatwić teraz. Np. oddanie książek do biblioteki będzie pilne, jeśli kończy się termin.

Ważne, to działanie, które przybliża nas do celu, ale nie zawsze musi być pilne. Czyli nic wielkiego się nie stanie, jeśli zaczniesz wprowadzać te metody do swojego życia jutro (albo za dwa dni, albo za tydzień, albo za miesiąc). Niemniej jest to ważne, bo przyniesie ci ogromne korzyści.

Pilne – trzeba to zrobić już, bo się pali/bo będzie kara/bo jest deadline.

Ważne (niepilne) – nie pali się/nie będzie bezpośredniej kary, jeśli dziś tego nie zrobisz/nie ma określonej daty. Ale zrobienie tego przybliży cię do celu.

Polecam traktować ważne rzeczy, jako pilne i nadawać im bardzo wysoki priorytet.

 

7 – najgorsze najpierw

 

Zdarza się, że zadanie, które uważamy za najgorsze, jest jednocześnie najważniejsze dla naszego celu. Wtedy mamy tendencję do zabierania się za całą masę pobocznych czynności o niskim priorytecie. Przez to odkładanie na potem, duże i nieprzyjemne (ale najważniejsze) zadanie zostaje na koniec dnia. Wtedy albo robisz je źle, bo jesteś zmęczony, albo przekładasz na jutro. I na dodatek nie możesz zasnąć, bo ciągle o tym myślisz!

A jakby tak odwrócić sytuację i najpierw zabrać się za to zadanie?

 

8 – zatomizuj zadanie

 

Kiedy masz do zrobienia złożony projekt, zwykle nie wiesz, za co się zabrać. Pomaga rozłożenie zagadnienia na mniejsze części. To tak zwane rozbicie na atomy. W ten sposób, zamiast enigmatycznego DOBRZE PRZYGOTUJ NOWEGO PRACOWNIKA, masz:

  1. zapewnij mu warunki pracy (narzędzia pracy [telefon, komputer, oprogramowanie, samochód], otoczenie [nowe biurko, krzesło, podkładka pod myszkę])zapoznaj z zespołem
  2. przygotuj szkolenia (szkolenia z X, Y, Z)
  3. powiedz mu o regulaminie
  4. przygotuj formalności (dokumenty A, B, C)

Z tego samego powodu, przy pisaniu pracy zaliczeniowej na studia, pomaga napisanie dobrego konspektu. Nie dla profesora, ale dla siebie!

9 – zaplanuj, że nie wszystko pójdzie zgodnie z planem

 

Miej świadomość, że zawsze zdarzy się coś, co sprawi, że nie wykonasz całego planu. Dlatego umieść w swojej liście wolne miejsce. Przyda się, kiedy jakieś zadanie zajmie za dużo czasu, albo gdy najdzie cię chęć na odrobinę spontaniczności.

Unikaj planowania zadań minuta, po minucie.

 

10 – zasada grubej kreski

 

Człowiek skuteczny potrafi oddzielić grubą krechą czas wolny od czasu pracy. W czasie, który wyznaczysz sobie na pracę, bądź maksymalnie skuteczny. Zrób najważniejsze rzeczy… a potem odpocznij. Wyłącz telefon służbowy, nie sprawdzaj poczty, nie myśl o zadaniach na nowy dzień.

Uwierz mi, że nic złego się nie stanie, jeśli od czasu do czasu odetniesz się od roboty.

Nawet, jeśli ją kochasz, od czasu do czasu warto się odizolować, przynajmniej na jeden dzień w tygodniu.

 

11 – żeby mieć głowę wolną od problemów noś ze sobą notatnik

 

Nagle pojawia się świetny pomysł! Akurat wtedy, kiedy chciałeś iść spać. Teraz będziesz myślał o tym całą noc i nie zaśniesz.

Weź notatnik, zapisz co trzeba i połóż się spać.
Inna sytuacja: Jesteś na przyjęciu, całkowicie niezwiązanym z pracą, a nagle spotykasz potencjalnego klienta. Zupełny przypadek. Dobrze się wam rozmawia, wymieniacie się wizytówkami. Obiecujesz klientowi, że prześlesz mu ten artykuł o wojownikach ninja, o którym tak żywiołowo opowiadałeś. I co zrobisz? Zapomnisz? A może będziesz całą imprezę myślał tylko o tym?

Weź notatnik, zapisz co trzeba i baw się dalej.

Nie masz notatnika? To go kup! Albo wpisuj w telefon.

 

12 – kalendarz

 

To niesamowite, jak wielu ludzi nie docenia tego prostego narzędzia. Naprawdę, czasem wystarczy po prostu kupić kalendarz, zapisywać w nim wszystkie spotkania i działalności i wyrobić sobie nawyk sprawdzania kalendarza. O czynnościach rutynowych pamiętasz, bo to jakiś plan, który powtarza się z tygodnia na tydzień. Natomiast o czymś nowym możesz bardzo łatwo zapomnieć. Będziesz pamiętał, jeśli wpiszesz to w kalendarz.

13 – mega combos: kalendarz + checklista

 

Sposób, który naturalnie zacząłem stosować u siebie, to podzielenie kartek w kalendarzu na dwie części. Z lewej zapisuję czynności, które muszę zrobić o określonej godzinie. Np. spotkanie o 17:00. W prawą kolumnę wpisuję to, co chcę zrobić tego konkretnego dnia, ale nie mam na to wyznaczonej z góry godziny. Np. opublikować artykuł.

Tym sposobem nic mi się nie pomiesza.

 

14 – skup się na jednym

 

Szybciej i lepiej skończysz zadanie, jeśli unikniesz ciągłego odrywania się, żeby sprawdzić co to za sms przyszedł, zajrzeć na pocztę, zrobić sobie herbatę… Ciągle odrywając się od zadania nie masz szans wpaść we flow, a to wspaniałe uczucie. Pozwala zrobić dużo i mieć z tego cholernie wielką satysfakcję! Wydzielaj sobie przedziały czasu, żeby ćwiczyć skupienie. Np. 20 minut na tylko jedno zadanie.

15 – dbaj o siebie

 

Kiedy jesteśmy głodni (albo przejedzeni), zmęczeni, niedotlenieni i w fatalnym nastroju praca idzie powoli. Tracimy dużo czasu, bo mamy nieefektywną, zardzewiałą maszynę do pracy. Tak, mówię o ciele. Dlatego wypracuj nawyki zdrowego trybu życia i higieny pracy umysłowej. Dzięki temu będziesz miał sprawną maszynę. Zdrowe ciało pomaga w procesach myślowych.

 

16 – posprzątaj przed pracą

 

Każdy to czuje, że w bałaganie się źle pracuje. (Proszę, nie wmawiaj sobie, że pobojowisko jakie masz na biurku to ,,artystyczny nieład”). Jednak wielu ludzi uważa, że sprzątanie to strata czasu i że lepiej od razu zabrać się do dzieła. Nic bardziej mylnego. Czyste biurko, odsunięcie wszystkich zbędnych rzeczy z zasięgu wzroku pomaga się skupić i skończyć prace szybciej i z lepszym rezultatem.

Przygotowanie sobie miejsca do działania to bardzo ważna inwestycja w jakość kolejnych godzin, jakie spędzisz pracując.

 

17 – ustalaj sobie cele dnia

 

Kiedy rano się obudzisz, wiedz dokładnie, co jest tą najważniejszą rzeczą, jaką chcesz zrobić. Czego nie powinieneś przekładać na jutro. Co najbardziej przybliży cię do spełnienia twoich ambicji.

Pomyśl o tym dobrze, a możesz być pewien, że twój dzień będzie bardziej produktywny.

 

18 – przeraź się

 

Przeznacz jeden dzień na trzymanie notatnika cały czas przy sobie… i zapisywanie ile minut poświęcasz na bezsensowne działania.
Poważnie. Zrób eksperyment i sobie policz! Potem spójrz na to i najpierw się przeraź,

ile życia marnujesz na:

  • kłótnie, które do niczego nie prowadzą
  • nędzne zlecenia od trudnych klientów
  • facebooka
  • zabieranie się za coś ważnego od godziny zamiast zacząć już
  • spotykanie się z niepunktualnymi ludźmi

A potem się raduj, bo już jesteś o krok od sukcesu. Teraz nareszcie wiesz, ile czasu szło na te bzdury.

 

19 – nie przesadzaj

 

Człowiek dobrze zarządzający sobą w czasie, wie jak ważne jest ładowanie baterii. Niekiedy każdy musi się ,,zresetować”. Unikaj zamieniania się w robota, który każdą chwilę życia musi przeznaczać na coś pożytecznego. Osoba, która nie przerwie swojej czynności żeby porozmawiać z potrzebującym wsparcia przyjacielem, wcale nie jest zorganizowana i efektywna. Jest samolubna i głupia. Także seriale, piwo, leżenie do góry brzuchem w łóżku i nie robienie niczego ma swoje zalety. Jeśli intensywnie pracujesz, jeden dzień w tygodniu, kiedy bez wyrzutów sumienia pozwolisz sobie na lenistwo, okaże się zbawieniem.

Ładowanie baterii wpływa na efektywność.

20 – deleguj

 

Są rzeczy, które możesz komuś zlecić. Być może nie każdy ma taką możliwość, ale to niezła zachęta do rozwijania się jako lider, prawda?

21 – staraj się wykorzystywać ,,dziury”

 

Bądź przygotowany na to, że możesz czekać gdzieś w długiej kolejce. Żeby taka dziura w planie dnia nie była całkowicie zmarnowania, możesz odpalić Internet w telefonie i poczytać artykuł branżowy. Albo zrobić cokolwiek innego. Nie daj sobie wmówić, że takie dziury w planie dnia są całkowitą stratą czasu.

Za zakończenie

 

1 – Lista jest otwarta i jeśli masz własne pomysły, napisz w komentarzu.

2 – Jeżeli się podobało, to koniecznie zobacz także MPR i jak nie tracić czasu na szukanie zagubionych rzeczy.

3 – Dowiedz się, czym jest Matryca Eisenhowera. Dowiedz się sam, nie wszystko podam na tacy. Do roboty! :)

4 – Bądź ,,w porzo” i polub FANPAGE FKID i odwiedź stronę fundacji ;)

——————————

Źródła:
źródło ikony wpisu: tanakawho / Foter / CC BY
korzystałem między innymi z
– mojego doświadczenia
– http://www.lifehack.org/articles/productivity/11-differences-between-busy-
people-and-productive-people.html
– darmowych video Briana Tracy:
https://www.youtube.com/watch?v=3KafgR2WEgY
– Stephen R. Covey, ,,7 nawyków skutecznego działania”
– Brian Tracy ,,Eat that frog”.

Komentarzy (3)

  1. ewa

    Szczególnie dobry pomysł z „dziurami” – chyba w większym lub mniejszym stopniu dotyczy prawie każdego z nas, często denerwują, a mogą być i pożytecznie wykorzystane :)

    Reply
  2. Agata

    Trzeba najpierw w kalendarzu zapisać wszystkie te porady… Niestety czasem trudno się do czegoś zmobilizować, zwłaszcza, jak mamy na to dużo czasu, to zostawia się to na ostatnią chwilę. Ale porady dobre. Odkąd zaczęłam zapisywać wszystko, co trzeba zrobić, łatwiej sobie to poukładać w czasie.

    Reply
    1. Rafał Sawicki (Post author)

      Pisanie ogólnie pomaga zapamiętywać. Czasem samo zapisanie czegoś sprawi, że będziemy pamiętać, nawet jeśli zgubimy kartkę. Ale tylko czasem! Lepiej nie gubić kartek z notatkami ;)

      Reply

Dołącz do dyskusji

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *